Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tổng đài gọi tự động để giúp nâng cao năng suất làm việc của các agents. Ngoài ra giải pháp này còn giúp giảm thiểu tối đa chi phí về mặt nhân sự. Hãy cùng CGV Telecom tìm hiểu về tổng đài Auto Call và tầm quan trọng của nó với doanh nghiệp.
Auto call là gì?
Auto call là hệ thống cho phép bạn nhập danh sách số điện thoại theo file excel, import vào hệ thống, sau đó, canh chỉnh ngày giờ cụ thể, kèm file ghi âm sẽ play khi gọi ra.
Auto call là hệ thống cho phép tự động gọi ra theo danh sách đã nhập sẵn trên hệ thống, mỗi khách hàng sẽ được tuần tự gọi ra lần lượt và cho phép tương tác ngược lại trên hệ thống.
Autocall được sử dụng như thế nào?
CGV Telecom cung cấp phần mềm có chức năng gọi tự động ra hàng loạt. Phần mềm hoạt động có 2 loại tương tác:
Tương tác 1 chiều: áp dụng đối với khách hàng chỉ muốn gọi ra cho khách hàng để chào sản phẩm dịch vụ theo nội dung lời chào đã được thu âm sẵn. Và khách hàng không cần kết nối với điện thoại viên.
Ví dụ: “Xin chào quý khách, hiện công ty chúng tôi đang phân phối căn hộ cao cấp thuộc Dự án Vin Homes. Giá căn hộ 2 phòng ngủ chỉ từ,…… Vui lòng liên hệ cho công ty chúng tôi để biết thêm chi tiết”
Tương tác 2 chiều: áp dụng đối với khách hàng có Call Center và muốn kết nối trực tiếp cuộc gọi về tổng đài bán hàng.
Ví dụ: “Xin chào quý khách, hiện công ty chúng tôi đang phân phối căn hộ cao cấp thuộc Dự án Vin Homes. Giá căn hộ 2 phòng ngủ chỉ từ,…… Vui lòng bấm phím 1 để gặp chuyên viên tư vấn trực tiếp” à Cuộc gội sẽ được hệ thống tự động chuyển về cho nhân viên kinh doanh tiếp tục trao đổi trực tiếp với khách hàng.
Ứng dụng thực tế của Auto Call
Trên thực tế, giải pháp tổng đài gọi tự động có thể ứng dụng vào trong đa dạng các ngành nghề khác nhau. Bởi vậy nó đáp ứng được hầu hết mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong vấn đề chăm sóc khách hàng:
- Gọi điện khảo sát thị trường mới qua điện thoại.
- Thông báo các sự kiện truyền thông, quảng bá dịch vụ sản phẩm mới.
- Khởi động tạo các chiến dịch khuyến mãi.
- Nhắc nhở thanh toán, gia hạn dịch vụ.
- Gọi thông báo khẩn cấp các sự kiện quan trọng, cám ơn khách hàng trước các buổi hội thảo, hội nghị ….
Tầm quan trọng của Auto Call
CGV Telecom là một trong những doanh nghiệp viễn thông hàng đầu ở Việt Nam. Với dịch vụ tổng đài Contact Center chất lượng cao, CGV Telecom đã mang lại những giải pháp hiệu quả cho các đối tác doanh nghiệp trong vấn đề chăm sóc và kết nối với khách hàng. Một trong số đó là giải pháp tổng đài tự động Auto Call, nó không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thiểu tối đa nhân sự và chi phí hoạt động. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp lại có thể kết nối được lượng khách hàng tiềm năng tăng gấp nhiều lần so với những cách thức truyền thống trước đây.
Cùng lúc tiếp cận và truyền thông tin tới hàng ngàn khách hàng
Dựa trên data dữ liệu khách hàng sẵn có, doanh nghiệp chỉ cần đưa ra những chiến lược cụ thể phù hợp với từng phân khúc khách hàng. Sau đó với những thao tác đơn giản, những thông tin cần thiết sẽ tự động được truyền tới đúng đối tượng khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra hệ thống tổng đài tự động còn có thể lập báo cáo chi tiết về kết quả mỗi chiến dịch. Như số lượng khách hàng tiếp cận, số lượng khách hàng quan tâm dịch vụ và cần tư vấn,… điều này không chỉ giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp được những khách hàng tiềm năng thực sự mà còn điều chỉnh những chiến lược mới phù hợp hơn.
Gia tăng tần số liên lạc
Với số lượng khách hàng lên tới vàn ngàn hay có thể là vài triệu người, liệu doanh nghiệp sẽ làm thế nào để có thể liên hệ hết tất cả để thông báo về những chương trình khuyến mại trong một thời gian ngắn. Sẽ cần tới bao nhiêu nhân sự, chi phí hoạt động,…? Tuy nhiên với giải pháp tổng đài tự động thì vấn đề này lại vô cùng đơn giản. Bởi vậy doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp này để dành chi phí cho những hạng mục khác cần đầu tư hơn.
Nhân sự liệu có cần thiết?
Dĩ nhiên vẫn sẽ cần có đội ngũ nhân sự chuyên biệt cho công việc này nhưng sẽ không cần quá nhiều như trước nữa. Giải pháp này đã giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí về mặt nhân sự nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công việc.
Kịch bản sẵn có với đầy đủ thông tin
Trước giờ, một trong những lỗi cơ bản nhất khi tổng đài viên trao đổi với khách hàng đó là thiếu/ bỏ lỡ thông tin. Tuy nhiên với giải pháp tổng đài tự động, những thông tin cần thiết cần gửi tới khách hàng sẽ được tích hợp sẵn trong một file ghi âm. Hay còn được gọi là kịch bản ghi âm, với file nội dung này doanh nghiệp sẽ đảm bảo được lượng thông tin cần thiết tới khách hàng.
Lên thông tin đơn hàng tự động
Trong những chiến dịch bán hàng qua điện thoại, tổng đài tự động có thêm một chức năng đó là tự động ghi nhận đơn hàng từ khách hàng. Doanh nghiệp sẽ không lo lắng vấn đề bỏ sót đơn hàng mà lại giảm nhân công trong khâu thống kê đơn hàng.
Bài viết trên đây 1SS Telecom đã cùng bạn tìm hiểu về tầm quan trọng của giải pháp tổng đài gọi tự động. Mong rằng những thông tin mà CGV Telecom cung cấp sẽ hỗ trợ trong công việc của bạn cũng như các doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE 1900 055 511 để được tư vấn.